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29 gennaio 2020
E-Order, da nuovo obbligo ricadute su fatture e pagamenti. Gli step per le farmacie

Articolo tratto da Farmacista33

Nuovi obblighi all'orizzonte: il primo febbraio partirà il cosiddetto e-Order, una novità che, in questa prima fase, riguarderà ordinazioni e fatture relative ai beni - mentre per i servizi la partenza è prevista l'anno prossimo. Il nuovo obbligo comporta che tutti gli ordini di acquisto emessi dagli Enti del Servizio sanitario nazionale dovranno essere effettuati esclusivamente in formato elettronico e trasmessi per il tramite del Nodo di Smistamento degli Ordini (Nso), il sistema di gestione centrale che opera presso il Ministero dell'Economia e delle Finanze. Ma quale impatto ci sarà per le farmacie e quanto saranno interessate? Quali saranno le ricadute sui pagamenti da parte degli Enti? Che cosa cambia per la fatturazione? Sono tante le domande del momento e vale la pena ricapitolare le regole. A fare un punto è Daniele Marazzi, Consigliere Delegato del Consorzio Dafne, coinvolto nel progetto, che in una intervista su F-Online, ha dato alcuni consigli operativi su come gestire la novità.

I nuovi adempimenti

L'e-Order fa parte di un più ampio processo di efficientamento della Pubblica Amministrazione e rientra nei progetti di digitalizzazione del cosiddetto "ciclo dell'ordine" di cui, per esempio, fa parte anche la Fatturazione Elettronica. Alla base della novità c'è la Legge Bilancio del 2018, declinata dal decreto del Mef del 7 dicembre 2018, e a essere coinvolti, in questo primo step, sono tutti gli Enti afferenti al Servizio sanitario nazionale: Regioni, Asl, strutture ospedaliere, così come i soggetti (anche privati) che ordinano per loro conto. Inizialmente la partenza era prevista a ottobre ma su richiesta degli Stakeholder è poi stata posticipata e riorganizzata: in particolare, come sancito dal Decreto del Ministero delle Finanze del 27 dicembre 2019, con il primo febbraio ci sarà l'avvio dell'obbligo per transazioni inerenti beni, tra cui anche dispositivi, alimenti speciali e così via, mentre per i servizi la partenza è al primo gennaio 2021, anche se Enti e fornitori hanno comunque la possibilità di accordarsi e anticipare la decorrenza.

Slitta il termine che mette i pagamenti a rischio

Se gli Enti del Servizio Sanitario dovranno effettuare gli ordini in modalità elettronica e trasmetterli a Nso, il sistema di gestione centrale, i fornitori, da parte loro, dovranno essere in grado di riceverli e leggerli, ma soprattutto dovranno «obbligatoriamente riportare sulle fatture elettroniche gli estremi dei documenti» relativi all'ordine elettronico «secondo le modalità stabilite nelle regole tecniche». Questo è un punto particolarmente importante, non solo perché obbligatorio, ma anche per le ricadute che ha sulla pagabilità delle fatture stesse. Infatti, «gli enti del SSN e i soggetti che effettuano acquisti per conto dei predetti enti non possono dar corso alla liquidazione e successivo pagamento di fatture non conformi a quanto disposto». C'è però una buona notizia: sempre secondo il Decreto di dicembre, tale vincolo entrerà in vigore dal 1° gennaio 2021 per i beni e dal 1° gennaio 2022 per i servizi. Con molte preoccupazioni in meno. «In precedenza infatti» ha spiegato Marazzi «se i fornitori avessero ricevuto ordini "alla vecchia maniera", via fax o simili, avrebbero dovuto necessariamente provvedere a trasmetterli a Nso per conto dell'Ente. Essendoci stato un rinvio al primo gennaio dell'anno prossimo del vincolo di pagabilità, ci sono 11 mesi di tempo per sistemare tutte queste situazioni». Di fatto quindi «le fatture emesse dalle farmacie fino al 31 dicembre riferite all'erogazione di beni in regime SSN, non in regola con il sistema dell'e-order, potranno, comunque, essere pagate con le procedure attualmente in essere».

La situazione tra Enti e fornitori

Ma quanto sono pronti Enti e fornitori? «Il rinvio della deadline è stato utile per rodare i meccanismi e risolvere eventuali problematiche. Allo stato attuale, dai test che le aziende consorziate stanno conducendo, tra cui anche alcuni distributori intermedi farmaceutici, non risultano particolari elementi di attenzione. Le criticità possono riguardare, per esempio, errori nella compilazione dei file, ma piano piano Enti e aziende si stanno mettendo in regola. Al momento, c'è solo la Regione Sardegna che non ha ancora effettuato test, quanto meno coinvolgendo aziende consorziate e attraverso il provider del Consorzio. La sensazione, quindi allo stato attuale, è che la maggior parte degli Enti siano pronti a partire o comunque sulla buona strada».

Gli step per le farmacie e gli impatti sui gestionali

Ma, in ogni caso, «uno dei vantaggi del Nodo di smistamento Ordini è che - come dice il nome stesso - il canale di invio dell'ordine scelto dall'Ente del Ssn e quello di ricezione, scelto invece dal fornitore, possono essere diversi». Questo è un fatto importante perché «indipendentemente da quella che sarà la decisione dell'Ente, la farmacia, in quanto fornitore, può scegliere, se lo preferisce, il sistema più semplice, rappresentato per esempio dalla Pec, già in possesso dei titolari. L'importante è che ne venga fatta comunicazione all'Ente». In linea di massima, continua, «le farmacie, avendo volumi bassi di fatturazione, possono più agevolmente appoggiarsi alla Pec per la ricezione e utilizzare i servizi di visualizzazione del file messi a disposizione dal Mef o da altre realtà, inserendo, poi, manualmente nella fattura le informazioni necessarie contenute nell'Ordine elettronico. In questo modo, non sarà necessario apportare modifiche ai gestionali. Per quanto riguarda i grossisti, al contrario, che hanno volumi di fatturazione maggiori e si appoggiano a sistemi automatizzati e integrati, dovranno prevedere degli adeguamenti, anche se il periodo transitorio di 11 mesi a cui abbiamo fatto riferimento mette tutti tranquilli».
 
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